Начинать с необходимого минимума

В рубрике «тонкая настройка» я пишу об управлении проектами, продуктами и задачами для всех, в первую очередь — для женщин и небинарных персон (на которых и так лежит большая нагрузка, давайте её снижать).

Я опираюсь на 15-летний менеджерский опыт в IT (я работала в Яндексе, на Работе.ру и в других компаниях). В сердце моих менеджерских сессий — нарративная практика.

Во многих областях нашей жизни работает подход «подсмотреть, как это устроено у других, и сделать что-то похожее под себя».

В принципе, к планированию и обустройству структуры дел и целей это тоже подходит.

Но мне хочется предостеречь от застревания на этапе «сначала я всё хорошенько обустрою, а потом буду переезжать в прекрасную новую систему».

Управление задачами, проектами, продуктами — динамический процесс. У него нет заранее никакой правильной подходящей шаблонной структуры. Живая структура выстраивается из вашего материала под актуальные потребности, а не из чьих-то умных правил.

Поэтому я бы скорее рекомендовала start small и добавлять сложность по дороге — там, где она понадобится. Может, и не понадобится совсем! 

Я встречалась с идеями «переехать в Ноушн, чтобы теперь всё было хорошо». Это, конечно, иллюзия — никакой сервис не сделает за вас работу по придумыванию и поддержанию системы. Приятный интерфейс может сделать записывание задач более радостным, но необходимость освоить теперь ещё и Ноушн может оказаться лишним грузом на и так усталых плечах.

Идея начать всё заново в новом, теперь уже точно «самом правильном» сервисе, напоминает мне мысль отложить писательство на тот замечательный день, когда я куплю домик на озере… поставлю на пристани замечательный дубовый стол… на него водружу макбук самой новой модели… и там… в этих невероятных условиях… напишу самый лучший роман.

Я бы не советовала опираться на то, что сейчас модно, или на то, что подходит другим.

Вместо этого предлагаю вопрос: «А если выбрать наиболее простое и понятное? Если не осваивать новые сервисы, куда бы ты записала список дел прямо сейчас?».

Мигрировать его потом можно куда угодно. Но если список пустой, мигрировать нечего.

Попробуйте сейчас воспользоваться тем, что уже есть, и выясните на практике, будет ли чего-то не хватать.

Например:

• я могла бы записывать дела и на салфетке, но мне хотелось бы, чтобы они синхронизировались через облако и были доступны на всех моих девайсах
• пока что я могу записывать всё подряд в Гугл-доках, но когда у меня будет список на три страницы, понадобится разделить его на проекты
• сейчас я пишу все планы отдельно по проектам, но таким образом не получается увидеть общий календарь публикаций, чтобы убедиться, что в один день не выйдут материалы по разным темам

Никто, кроме вас самих, не может попробовать и рассказать, в чем конкретно под ваши задачи «жмут» салфетка, список в Гугл-доке и списки по проектам.

Чтобы узнать, какие новшества и технологии нужны под ваши задачи, нужно сперва разобраться, в чем именно вам неудобно записывать туда, куда вы могли бы записать дела прямо сейчас, не осваивая новые сервисы.

То есть придется тренировочно поесть кактус (взять самый простой способ структурирования и напороться на его проблемы), а потом найти что получше — и потихоньку подстраивать новое под себя. Пошагово и постоянно.

Удобная структура, надежная система — вырабатываются в процессе проб и ошибок, когда нарастает опыт взаимодействия.

Да, можно позвать кого-нибудь для консультации, но при этом понадобится опираться на собственное удобство (а особенно — на неудобство). Вовсе не на то, каким сервисом сейчас пользуются все в инстаграме.

А ещё (особенно часто я видела такое в корпоративной среде), если опираться не на свои потребности, а на якобы «правильные» системы управления задачами, может произойти неприятный Конкорд-эффект: посоветованная кем-то снаружи система, в которую переехали, слишком неповоротлива и вообще только замедляет, но в её настройку и покупку на старте вбухали столько сил, денег и времени, что бросить сейчас уже невозможно. Такой кактус не закончится никогда.

Давайте без Конкорда?