Зачем Трелло тем, кто делает подкасты?

Предыдущий пост для подкастеров: как создать инди-подкаст на коленке

С сервисом Trello меня всерьез познакомила команда журнала «Может быть по-другому». Я слышала о сервисе и раньше, но он ни для чего мне не был полезен.

Все процессы работы над журналом у нас были на доске Трелло — каждая участница команды могла в любой момент зайти, что-то добавить, перенести, убрать в архив. Я бОльшую часть времени работы над журналом совмещала роли автора, редактора и выпускающего редактора, поэтому доска в Трелло была моим пультом управления жизнью журнала.

Что такое Trello?

Это что-то вроде общего Гугл-дока, только информация структурирована по столбикам, между которыми перемещаются карточки с делами.

Когда мы работали с Машей Скатовой над этим блогом — открытые вопросы и задачи у нас тоже были на доске в Трелло.

Лучше всего, на мой взгляд, разбирается в Трелло Варя, а моя сильная сторона — простое описание сложного процесса. Поэтому я решила написать о прикладной полезности бесплатной версии Трелло для человека, которая делает подкаст. То есть для меня.

Трелло для подкаста

Итак, Трелло — это сайт. А также приложение для айфона и другие форматы доступа к одной и той же информации. Ну, снова примерно как Гугл-доки.

Возьмем сайт. Там можно завести новую доску (скорее всего, при регистрации вам насильно заведут разные пробные для упрощения тестирования сервиса) и придумать ей нужные столбцы.

На моей доске для подкаста я сделала такие столбцы:

• Договорилась
• Записала
• Смонтировано аудио
• В черновиках блога
• Опубликовала
• Съездить для записи
• Приедут сами
• Безумные идеи

Такие столбцы я выработала за несколько дней, поработав с доской на примере одного эпизода. Что-то поменяла, передвинула, переименовала — получилось вот так. Трелло — очень гибкий инструмент. Всё, что несущественно, можно и нужно убирать отсюда. Должно остаться только то, что важно проконтролировать.

Каждый столбец — это состояние, в котором может быть эпизод подкаста. Каждая карточка — эпизод подкаста (в моем случае каждый эпизод — это диалог с кем-то, поэтому я помещаю на карточки их имена).

Лучше всего, чтобы на виду были самые важные столбцы: с чем я постоянно работаю, на что нужно обращать внимание.

У карточки есть поле Description. Туда можно запихивать важные ссылки и детали: где договорились встретиться, какую статью лучше перечитать перед встречей. Ещё в карточках есть возможность оставлять комменты, но это полезнее для групповой работы, здесь я этим не пользуюсь.

Как только я договорилась с гостьей — ставлю на её карточку дату. Это дата нашей записи. Когда запись прошла — меняю дату записи на дату публикации (это одно поле, просто даты в первом столбце у меня о записи, а когда карточка переезжает дальше, я ей присваиваю первую свободную дату публикации. У меня выпуски выходят по пятницам, так что это первая незанятая пятница). Так я всегда могу оценить, близок ли очередной дедлайн по каждому эпизоду, и кто в каком порядке записывается / публикуется.

Чтобы переносить карточку по столбцам, нужно, чтобы смена состояния со столбца на столбец была для меня существенной, имела смысл. Например, когда карточка в столбце «Записала», это значит, что нужно найти время и смонтировать аудио до даты дедлайна (выпуска).

Причем не впритык, а чтобы ещё успеть спокойно оформить пост, показать файлы гостье, внести правки по необходимости, получить с гостьи фоточки для оформления поста. Если гостья переслушает и откажется от публикации, то и оформлять пост не стоит — поэтому работа у меня устроена ступенчато. Пока с одним столбцом работа не закончена, я не принимаюсь за следующий этап.

Столбик «Опубликовала» — это моя гордость. Список того, что я уже перепахала. Как видно, я принялась всерьез использовать Трелло в конце марта, до этого с января осваивала сам процесс. Пока процесс не установился — делать доску рано, на мой взгляд.

Автоматически возникающие чеклисты: Butler

Как вы видите чуть выше, на каждую карточку можно добавить чеклист — список с делами по карточке, рядом с каждом из которых можно поставить галочку, когда они выполнены.

Единственное место на этой доске, где мне нужен регулярный понятный заранее чеклист — это столбик «В черновиках блога». Когда карточка попадает в черновики, я отмечаю, всё ли у меня уже есть. Иногда, скажем, я использую свою фотографию из инстаграма, так что она уже есть — а иногда мне надо её не забыть запросить к дате публикации поста.

Моя цель тут не быть самой организованной и аккуратной, а — не устраивать себе паники. Доска в Трелло помогает визуализировать процесс, разложить его перед собой (как с Гугл-календарем и в целом с гибкой системой планирования). Тогда я делаю всё загодя, а не в последний момент. Ни людей не дергаю, ни сама не выпадаю из спокойного продуктивного состояния. И ничего не забываю: всё записано.

Поэтому я сначала сама заносила в каждую карточку, перенося её в столбик «В черновиках блога», три пункта. Но иногда забывала это сделать. Да и вообще запарно, если честно.

Очень вовремя Аня Заболотная написала в телеграм-канале Geekchick:

Trello построили своё маленькое умное автоматическое расширение, которое помогает прикручивать маленькие кастомные кнопки к карточкам, доскам и популярным действиям — в том числе публиковать автоматические комментарии и назначать главного главным по умолчанию.
Называется Butler, можно к любой доске добавить в списке Power-Ups.

Я сразу же добавила его — в бесплатной версии Трелло доступно одно расширение. У меня было ноль, с Батлером стало как раз одно.

И накликала себе вот такое правило:

Там можно выбрать из достаточно дикого списка событий и реакций очень разнообразные правила. Мне понадобилось только это. Ну и в бесплатной версии, как видно, доступно только одно.

Если вам не нужен Батлер, вы можете истратить свое 1 бесплатное дополнение в бесплатной версии на добавление режима «Календарь». Он полезен, если у вас плотное расписание — тогда все проставленные в карточках даты (поле Due date) будут выведены в режиме месяца. И если вы там будете носить карточки между датами, то указанные в карточках даты будут обновляться. Мы использовали календарь, когда работали над журналом — сейчас, когда в команде всего одна я, а публикую выпуски я чаще всего по пятницам, могу без этого обойтись.

Безумные идеи и прочие странности

На мой взгляд, планирование неполно, пока в нем нет какой-нибудь черной дыры в свежие идеи. Записывать только то, что уже известно и понятно — загубить всё планирование.

Поэтому мне было важно организовать себе три отдельных столбца, которых на верхнем скриншоте сайта не видно.

Абзацы с сырыми идеями могут быть какими угодно — это неважно. Важно — что есть место, куда можно в любой момент прибежать, закинуть бредовую идею и убежать. А потом можно туда заглянуть в другом состоянии и выудить что-нибудь вполне созревшее и интересное.

Вот как сейчас у меня выглядят эти три столбца:

На десятом записанном и вышедшем эпизоде подкаста я осознала, что расхотела в будущем писать удаленно (писала в телеграме подробнее, почему). Поэтому мне нужно держать в голове, к кому и куда можно доехать, а кто доедет сам.

«Съездить для записи» — это мои завиральные планы о возможных путешествиях. Каждая карточка тут — город, а чеклист, который я создаю вручную — список людей, с которыми можно записать эпизодик в этом городе.

«Собирались приехать в Питер сами» — понятно, тут те, про кого я держу в голове, что они и сами хотели доехать в мой город, поэтому я их по-любому поймаю тут, если они продолжат хотеть записаться.

С этими людьми у меня уже есть теоретическая договоренность, но нет конкретных дат. Когда появляются даты, я переношу карточку в столбик «Договорилась» и добавляю туда дату (а также, разумеется, записываю это в Гугл-календарь. Запарно, да — зато не забуду, что, с кем, где и когда).

А вот столбик «Безумные идеи» — это те, с кем я пока даже ничего не обсуждала. И что-то не уверена пока, хочу ли. Иногда надумываю, что хочу, и потом договариваюсь, выношу карточку в «Договорились» — и начинается работа. А иногда передумываю и удаляю карточку.

Но чаще всего прибегаю и создаю новую карточку. Пугаюсь безумности идеи и убегаю. А разбираю уже на трезвую голову.

Полезность Трелло для подкастерки

Подведем выводы:

1. Всё перед глазами. Видно весь pipeline: достаточно ли у меня договоренностей, много ли обработано эпизодов, надо ли ускориться на каком-то из этапов — или я успеваю подкладывать шпалы, пока поезд подкаста проезжает через регулярные пятницы.
2. Процесс понятен и автоматизирован. Не надо включать мозг для рутинных действий, всё в одном месте и рассортировано. Даже Батлер подсуетится и добавит чеклист, когда надо.
3. Есть твердое ощущение, что процесс идет — и я знаю, куда он именно идет. Самозванка молчит: видно же, что всё под контролем, карточки двигаются, работа происходит. Излишнее бахвальство тоже отдыхает: видно ведь, что ещё сколько-то у меня запланировано, а потом понадобится новый контент.
4. Записанное не начинает протухать. До того, как я переехала с процессом в Трелло, у меня мог случиться коллапс беличьей переподготовки: я страшно упахалась, редактируя сразу всё записанное — а гостье, с которой буду записываться завтра, говорю, что ближайшая свободная дата публикации через полтора месяца. А поговорить со мной обычно хотят о насущном, что протухнет к тому времени. Приходится двигать: вас на попозже, вас на пораньше. Но тем тоже обидно, они уже настроились. Гораздо круче, когда записали — и через пару недель выложили. Но для этого нужно держать процесс перед глазами, хоть в электронном виде, хоть на бумажной доске.

Благодаря доске в Trello я могу прикинуть: на следующий месяц у меня всё есть, можно пока сделать перерыв в записи и обработке или делать это ленивее. А вот через месяц пока пустовато, даже мыслей нет, с кем поговорить — пора запланировать поездку куда-нибудь, где я запишу несколько эпизодов сразу.